Aufgaben
- Unterstützung bei der Vorbereitung, Dokumentation und Archivierung von Standard- und Nicht-Standard-Verträgen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen und entsprechenden globalen und lokalen Compliance-Vorschriften
- Verantwortung für die zeitnahe Koordination der gesamten vertragsbezogenen Logistik zusammen mit dem Projektleiter (Global Marketing / Medical Affairs), mit der Legal & Compliance Funktion sowie mit externen Vertragspartnern
- Selbstständige Erstellung von Checklisten für Reisebuchungen und jeweilige Einholung der erforderlichen Genehmigungen vom globalen und lokalen Compliance Funktionen
- Übernahme von Reisebuchungen inklusive direkter Kommunikation mit den HCPs und Travel Board
- Pflege der Contract Management Datenbank (Stammdaten Vertragspartner, Vertragsdaten)
- Sicherstellung des EFPIA Reportings durch Bestellanforderungen und/oder Transfer of Values
- Prüfung aller eingehenden Rechnungen als auch ggf. Klärung mit den Vertragspartnern
- Weiterleitung an die Rechnungseingangsstelle, sowie Überwachung von Zahlungsausgängen
-
Budgetmanagement auf Basis von SAP Buchungen sowie datenbankbasierendes Reporting an das Management
Profil
- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im Bereich Vertragsmanagement
- Erfahrungen im Projektmanagement (Koordination, Planung, Ausführung und Steuerung)
- Sehr gute Kenntnisse der globalen Compliance-Richtlinien sowie EFPIA-Anforderungen
- Fundierte Kenntnisse mit IT Systemen: CLMS, LPC X, YourDocs, IQVIA Transperency, SAP, Smartbuy, CONCUR
- Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit Drittdienstleistern (Medical Societies, Health Care Organisation, Agenturen) und Meinungsbildnern
- Anpassungsfähigkeit an ein sich schnell bewegendes und internationales Arbeitsumfeld
- Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Benefits
- Betreuung im gesamten Bewerbungsprozess
- Betreuung im laufenden Projekt durch unser Team
