Aufgaben
- Schnittstellenfunktion zwischen Mitarbeitenden und Abteilungsleitung übernehmen
- Dienstreisen für das Team planen, organisieren und abrechnen, inklusive BTAT-, Visa- und Arbeitsgenehmigungsabwicklung bei Auslandsreisen
- Weiterbildungsmaßnahmen für die Abteilung planen, organisieren und dokumentieren
- Bestellverwaltung und Abwicklung von Büromaterial, IT- und Kommunikationsequipment, Reisemitteln, Aus- und Weiterbildungspaketen sowie Werbemitteln in MyMall, OneSAM und SAP inkl. Rechnungsbearbeitung und Abstimmung mit internen Fachabteilungen
- Verwaltungsaufgaben erfüllen, darunter das Führen von Dateien und Listen sowie das Erstellen von Statistiken und Unterlagen nach Vorgaben
- Anfertigung von Schaubildern und Diagrammen basierend auf Skizzen und Tabellen
- Büroablage organisieren und verwalten, Posteingang sichten, sortieren und zuständigkeitsgemäß verteilen, Postausgang auf Vollständigkeit und formale Richtigkeit prüfen und Unterschriften einholen
- Besucherbetreuung, Organisation von Besprechungen und Dokumentation in verschiedenen internen Tools
- Terminkontrolle und Fristenüberwachung
Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit tätigkeitsbezogenem Hintergrund
- Einschlägige, profunde Erfahrung in einem Industrieunternehmen
- Fundierte Kenntnisse im Bereich Reisekostenabrechnung
- Sehr sicherer Umgang mit Microsoft Office-Anwendungen (insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
- Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Benefits
- Sie profitieren an dem exklusiven Zugang zu interessanten Unternehmen und spannenden Projekten in Zusammenarbeit mit Hays als einem soliden und stabilem Partner
- Jährlicher Urlaubsanspruch von 30 Tagen
- Professionelle und vertrauensvolle Zusammenarbeit
- Vergütung im Tarifvertrag der Branche (GVP)
- Arbeitszeitkonto mit der Möglichkeit zur Auszahlung von Überstunden oder Freizeitausgleich
